Privacybeleid Dailux

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026

1. Algemeen

Dailux hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met welke partijen wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op onze website www.dailux.nl, onze webshop, advies- en inmeetafspraken, offertes, bestellingen, leveringen, installaties en overige communicatie met Dailux.

Onze webshop wordt ondersteund door Shopify. Daarnaast maken wij gebruik van verschillende digitale systemen voor klantbeheer, communicatie, administratie en het vastleggen van afspraken.

Dailux verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Dailux is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:

Dailux
Cruquisweg 1
2102 LS Heemstede
Nederland

E-mail: info@dailux.nl
Website: www.dailux.nl

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw contact met Dailux kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

• Bestel- en offertegegevens: gekozen producten, stoffen, kleuren, afmetingen, prijzen, offertes, bestellingen en betalingsstatussen.

• Financiële gegevens: factuurgegevens, betaalmethode, betaalstatus en transactiegegevens. Betalingsgegevens kunnen rechtstreeks door onze betaalproviders worden verwerkt.

• Afspraakgegevens: datum, tijdstip, locatie, betrokken adviseur en bijzonderheden rondom advies-, inmeet- en installatieafspraken.

• Communicatiegegevens: e-mails, berichten, gespreksnotities, klantvragen en gemaakte afspraken.

• Gespreksgegevens: indien daarvoor toestemming is gegeven, geluidsopnamen, transcripties en AI-gegenereerde samenvattingen van gesprekken.

• Beeldmateriaal: foto's van ramen, ruimtes en interieurs die nodig zijn voor advies, maatwerk, visualisaties en installatie.

• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, cookiegegevens en informatie over het gebruik van onze website.

• Accountgegevens: gegevens die nodig zijn om een eventueel klantaccount te beheren.

Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn voor een gerechtvaardigd en vooraf bepaald doel.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

• Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een offerte, bestellen van stofstalen of plaatsen van een bestelling.

• Tijdens advies-, inmeet- en installatieafspraken.

• Via onze website, webshop en contactformulieren.

• Via e-mail, telefoon en andere communicatiekanalen.

• Via foto's, documenten en andere informatie die u aan ons verstrekt.

• Via dienstverleners die namens ons afspraken, betalingen of andere processen ondersteunen.

• Automatisch via cookies en vergelijkbare technologieën, voor zover toegestaan.

5. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

5.1 Advies en offertes

Wij verwerken persoonsgegevens om uw wensen te inventariseren, passend advies te geven, maatwerkproducten samen te stellen, interieurimpressies te maken en offertes op te stellen.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst op uw verzoek.

5.2 Bestellingen, levering en installatie

Wij gebruiken uw gegevens voor orderverwerking, productie, betaling, levering, installatie, garantie en eventuele nazorg.

Wanneer noodzakelijk kunnen relevante gegevens worden gedeeld met leveranciers, ateliers, transporteurs en installateurs.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.

5.3 Klantenservice en communicatie

Wij gebruiken uw contactgegevens en relevante klantinformatie om vragen te beantwoorden, afspraken te bevestigen, wijzigingen door te geven en u te informeren over de voortgang van uw bestelling.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantenservice, afhankelijk van de aard van het contact.

5.4 Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken en bewaren gegevens voor onze financiële administratie, facturatie en het naleven van wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

5.5 Marketing en reclame

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor marketingcommunicatie, aanbiedingen, advertenties en het verbeteren van onze commerciële dienstverlening.

Voor marketing waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf. U kunt zich op ieder moment afmelden voor commerciële e-mails.

Rechtsgrond: toestemming of, waar wettelijk toegestaan, gerechtvaardigd belang.

5.6 Beveiliging en geschillen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om fraude te voorkomen, onze systemen te beveiligen, klachten te behandelen en onze rechten of die van onze klanten te beschermen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting, afhankelijk van de situatie.

6. Opname en AI-ondersteunde verwerking van adviesgesprekken

Om uw wensen, productkeuzes en gemaakte afspraken zo zorgvuldig mogelijk vast te leggen, kan Dailux tijdens adviesgesprekken, inmeetafspraken en andere klantgesprekken gebruikmaken van AI-ondersteunde opname- en transcriptiesoftware, waaronder Fireflies.ai.

6.1 Doeleinden

Gespreksopnamen en transcripties kunnen worden gebruikt voor:

• Het nauwkeurig vastleggen van uw wensen en voorkeuren.

• Het documenteren van besproken stoffen, kleuren, afmetingen en productspecificaties.

• Het opstellen en controleren van offertes.

• Het voorkomen van misverstanden over gemaakte afspraken.

• Het verbeteren van de interne overdracht tussen adviseurs, klantenservice en orderverwerking.

• Het vastleggen van afgesproken vervolgacties.

6.2 Toestemming

Dailux maakt uitsluitend gespreksopnamen op basis van vooraf verkregen toestemming van de betrokken gesprekspartners.

Voor aanvang van de opname wordt u geïnformeerd over het gebruik en doel van de opname. U bent niet verplicht toestemming te geven.

Indien u geen toestemming geeft, kan het adviesgesprek gewoon plaatsvinden zonder geluidsopname. Onze adviseur kan dan schriftelijke aantekeningen maken.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

6.3 AI-transcripties en samenvattingen

Opgenomen gesprekken kunnen met behulp van kunstmatige intelligentie worden omgezet in geschreven transcripties en samenvattingen.

Deze informatie kan vervolgens worden verwerkt in ons klantbeheersysteem.

AI-gegenereerde teksten kunnen fouten of onvolledigheden bevatten. Daarom worden belangrijke productkeuzes, specificaties en contractuele afspraken waar nodig door onze medewerkers gecontroleerd.

Een transcriptie of AI-samenvatting vormt op zichzelf geen definitieve offerte, orderbevestiging of overeenkomst.

Dailux gebruikt deze AI-verwerking niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor klanten.

6.4 Toegang en beveiliging

Toegang tot gespreksopnamen en transcripties wordt beperkt tot bevoegde medewerkers en dienstverleners voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Dailux treft passende beveiligingsmaatregelen en maakt waar nodig contractuele afspraken met betrokken verwerkers.

6.5 Bewaartermijn

Gespreksopnamen en transcripties worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden.

Wanneer een opname niet langer noodzakelijk is, wordt deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een andere geldige rechtsgrond of wettelijke verplichting verdere bewaring rechtvaardigt.

6.6 Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens in gespreksopnamen en transcripties, of om verwijdering daarvan.

Dailux beoordeelt dergelijke verzoeken overeenkomstig de AVG en houdt daarbij rekening met eventuele rechten van andere betrokkenen en toepasselijke wettelijke uitzonderingen.

7. Klantbeheer en CRM-systemen

Dailux maakt gebruik van digitale systemen, waaronder Airtable, om klantgegevens en bedrijfsprocessen overzichtelijk te beheren.

In deze systemen kunnen onder andere worden vastgelegd:

• Contact- en adresgegevens.

• Afspraakgegevens en adviesnotities.

• Klantwensen en productspecificaties.

• Offertes, bestellingen en betaalstatussen.

• Productie- en leveringsinformatie.

• Installatieplanning.

• Gespreksverslagen en relevante samenvattingen.

• Openstaande acties en vervolgafspraken.

Wij gebruiken deze gegevens om onze dienstverlening correct uit te voeren en klanten tijdig te informeren.

Waar noodzakelijk kunnen gegevens tussen onze systemen worden uitgewisseld via beveiligde koppelingen en automatiseringen.

Toegang wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze informatie nodig hebben.

8. Foto's, interieurimpressies en AI-visualisaties

Tijdens adviestrajecten kunnen wij foto's van uw ramen of interieur ontvangen of maken.

Deze foto's kunnen worden gebruikt voor het bepalen van geschikte raamdecoratie, het opstellen van offertes, technische voorbereiding en het vervaardigen van digitale of AI-ondersteunde interieurimpressies.

AI-impressies zijn bedoeld als visuele indicatie. Kleuren, structuren, lichtinval en verhoudingen kunnen afwijken van de werkelijkheid.

Wij gebruiken herkenbaar beeldmateriaal van uw woning niet zonder passende rechtsgrond voor openbare marketingpublicaties.

Indien wij foto's of interieurbeelden willen publiceren voor promotionele doeleinden, vragen wij daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming.

9. Met welke partijen delen wij persoonsgegevens?

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van externe partijen. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door onder andere:

Shopify: voor het functioneren van onze webshop, bestellingen en websitegerelateerde diensten.

Airtable: voor klantbeheer, afspraakregistratie, orderadministratie en interne opvolging.

Fireflies.ai: voor het opnemen, transcriberen en samenvatten van gesprekken waarvoor toestemming is verkregen.

Make: voor het automatiseren van gegevensuitwisseling tussen onze bedrijfssystemen.

Moneybird: voor facturatie en financiële administratie.

Calendly: voor het plannen en beheren van afspraken.

Daarnaast kunnen wij samenwerken met betaalproviders, hostingpartijen, e-maildiensten, ateliers, leveranciers, transporteurs en installateurs.

Wij delen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel of waarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

Waar een externe partij namens Dailux persoonsgegevens verwerkt, maken wij de vereiste afspraken over gegevensbescherming.

Sommige partijen kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. In die gevallen gelden ook hun eigen privacyverklaringen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

10. Relatie met Shopify

Onze webshop wordt gehost en technisch ondersteund door Shopify.

Shopify verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze webshop en bijbehorende diensten beschikbaar te stellen, zoals technische gegevens, bestelgegevens en informatie over het gebruik van de website.

Shopify kan daarnaast, afhankelijk van de door ons ingeschakelde functionaliteiten, persoonsgegevens verwerken voor aanvullende diensten en verbeteringen.

Voor bepaalde verwerkingen treedt Shopify zelfstandig op als verwerkingsverantwoordelijke.

Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Shopify.

U kunt via het privacyportaal van Shopify meer informatie vinden over uw privacyrechten met betrekking tot Shopify.

11. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de webshop goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, het websitegebruik te analyseren en, indien toegestaan, relevante advertenties te tonen.

Wij onderscheiden onder andere:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website en webshop.

• Analytische cookies: voor inzicht in websitegebruik en het verbeteren van onze dienstverlening.

• Marketingcookies: voor advertentiemetingen, personalisatie en relevante advertenties.

Voor cookies waarvoor toestemming wettelijk vereist is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookie-instellingen.

U kunt uw voorkeuren aanpassen of eerder gegeven toestemming intrekken via de beschikbare cookie-instellingen op onze website.

Het uitschakelen van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van onderdelen van de website.

12. Internationale gegevensoverdracht

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beschermingsmaatregelen waar nodig.

U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de toepasselijke waarborgen.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Dailux neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Daarnaast maken wij waar nodig afspraken met externe dienstverleners over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking.

Geen enkele digitale beveiligingsmethode kan absolute veiligheid garanderen.

14. Bewaartermijnen

Dailux bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige rechtsgrond verdere bewaring vereist.

Hierbij maken wij onderscheid tussen:

• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar, overeenkomstig de toepasselijke fiscale bewaarplicht.

• Offertes en klantdossiers: zolang noodzakelijk voor het offertetraject, de overeenkomst, service, garantie en eventuele geschillen.

• Afspraakgegevens en gespreksnotities: zolang noodzakelijk voor de betreffende afspraak en opvolging.

• Gespreksopnamen en AI-transcripties: gedurende een beperkte periode die noodzakelijk is voor het vastleggen en controleren van de besproken afspraken.

• Foto's en interieurimpressies: zolang noodzakelijk voor advies, uitvoering, service of andere gerechtvaardigde doeleinden.

• Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt, uw toestemming intrekt of verdere verwerking niet langer gerechtvaardigd is.

• Cookiegegevens: overeenkomstig de toepasselijke cookie-instellingen en bewaartermijnen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring rechtmatig noodzakelijk is.

15. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten:

1. Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

2. Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren.

3. Recht op verwijdering: u kunt onder de wettelijke voorwaarden verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.

4. Recht op beperking: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.

5. Recht op overdraagbaarheid: u kunt in de daarvoor geldende gevallen verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

6. Recht van bezwaar: u kunt onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang.

7. Recht op intrekking van toestemming: u kunt toestemming op ieder moment intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

U kunt uw verzoek indienen via info@dailux.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer wettelijk toegestaan, kan deze termijn bij complexe verzoeken worden verlengd. Wij informeren u daarover tijdig.

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen wanneer dit noodzakelijk is om uw gegevens te beschermen.

16. Gegevens van minderjarigen

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op minderjarigen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen wanneer daarvoor geen geldige rechtsgrond bestaat.

Indien u vermoedt dat wij onterecht persoonsgegevens van een minderjarige verwerken, kunt u contact met ons opnemen.

17. Websites en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden.

Wanneer u een externe website bezoekt, kan het privacybeleid van die partij van toepassing zijn.

Dailux is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking door onafhankelijke externe partijen buiten onze invloedssfeer.

Wij adviseren u het privacybeleid van deze partijen te raadplegen.

18. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@dailux.nl.

Wij streven ernaar uw vraag of klacht zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te behandelen.

 

19. Wijzigingen in dit privacybeleid

Dailux kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website, met vermelding van de datum waarop het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Wanneer wettelijk vereist, informeren wij u afzonderlijk over belangrijke wijzigingen.

20. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid, het gebruik van uw persoonsgegevens of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met:

Dailux
Cruquisweg 1
2102 LS Heemstede
Nederland

E-mail: info@dailux.nl
Website: https://dailux.nl

Dailux is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar eigen dienstverlening, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.